Si eres el dueño de algún negocio o ayudas a manejar alguno, sabes que cuando se habla de tiempo se habla de dinero, sin embargo sabemos que una de las cosas más difíciles es tener un control total sobre la administración del tiempo.
Por eso hoy te traemos este artículo con las mejores estrategias para administrar el tiempo, con estos consejos podrás sacarle en mayor provecho al tiempo de trabajo y lograras generar mayores ingresos, además de disminuir el estrés y mucho mas.
Enfoques de la administración del tiempo
Una de las primeras tareas a realizar es definir nuestras prioridades para poder enfocarnos en ellas, saber qué es importante y qué actividades pueden pasar a un segundo plano definiendo las características de la administración del tiempo.
Si tienes problemas identificando estar prioridades, puedes guiarte con las 4 clasificaciones que se encuentran en la siguiente Matriz del tiempo:
Enfoques de la administración del tiempo
- Definición de la administración del tiempo
Según el Centro de Recursos Centrados en el Aprendizaje, la administración del tiempo consiste en ordenar y sistematizar los periodos de dedicación de las actividades cotidianas que realizas frecuentemente.
Tú tienes múltiples actividades, como estudiante tienes la obligación de educarte, también tienes responsabilidades domésticas, actividades de esparcimiento y descanso, razón por la cual debes administrar tu tiempo para sacarle el mayor provecho. Esta administración facilita el trabajo y ahorra tiempo en cada acción que efectúas, haciéndola más rápida y ligera.
- Administración del tiempo en las empresas
Entre los diferentes tipos de administración del tiempo, tenemos una que suele complica mucho a los negocios y para explicarte mejor este tema, te dejamos un video:
Comienza a establecer objetivos
Una de las mejores maneras para administrar el tiempo es teniendo claro a donde quieres llegar y como lo harás.
Recuerda que la productividad depende mucho de los objetivos que desees alcanzar en un corto plazo, al ir cumpliéndolos tendrás mas animo y podrás seguir adelante alcanzando cada día un objetivo más de la lista.
Escoge un sistema y cumple con el
Cuando se trata de administrar tu tiempo encontrarás diferentes maneras de hacerlo, desde aplicaciones en línea, software que te ayudan a gestionar actividades, agendas en línea, entre otras.
En este caso deberás elegir las que te haga sentir mas cómodo dependiendo de tu personalidad, esto ayudará a que cumplas con la opción que elijas. Prueba los sistemas o intentar usar varios al mismo tiempo hasta que te sientas bien.
Identifica tus momentos de mas productividad
Debes tener en cuenta que no todos somos productivos al mismo tiempo, algunas personas son más productivas durante el día y otras durante las noches.
Cuando identifiques ese momento en el que puedes trabajar mejor podrás usar ese horario para cumplir con las actividades más importante o delicadas.
Sumado a esto, puedes intentar disminuir las distracciones en ese horario de productividad, así verás una mejoría enorme al momento de cumplir con tus actividades.
Organiza tus prioridades
Te recomendamos organizar tus prioridades, cópialas en una agenda para poder cumplirlas durante los momentos más productivos en tu jornada laboral.
Suele suceder que confundimos las urgencias y las prioridades, cuando esto ocurre las urgencias no nos permiten ver cuáles son las prioridades y nos van quitando el tiempo.
Si logras organizar bien tus prioridades te darás cuenta de que aunque el día no te alcance para cumplir con todo, por lo menos habrás adelantado muchas prioridades y cada día alcanzaras mas metas.
Arma tu equipo de trabajo
En algunas ocasiones nos saturamos de tareas y no logramos cumplir con la mayoría de ellas, esto nos lleva a desaprovechar el tiempo de trabajo.
Lo más importante de un buen equipo de trabajo es que se tengan los mismos objetivos, que exista la confianza y el respeto, cuando logras esto la empresa irá creciendo cada día más y serás mucho más productivo.
Te aconsejamos delegar las tareas que son esenciales pero que las puede hacer otra persona y elige a la mejor persona para que se haga cargo de cumplir con lo que le pidas.
Piensa en el presente
Aunque puedes ir planificando con anticipación lo que se hará cada día, mes o el año, realmente no es posible saber que situaciones vendrán con el pasar del tiempo.
Por eso te recomendamos enfocar tu energía en las actividades del día de hoy, esto puede ser la mejor manera de mantenerte comprometido. Recuerda que las lecciones de cada día puedes tenerlas en cuenta al día siguiente.
Cuando logras pensar más en el presente y no tanto en el futuro, tu tiempo lo administras de una mejor manera ya que no te saturas planificando lo que deberías estar haciendo el siguiente mes.
Controla el tiempo de cada tarea
Si una tarea te está quitando más tiempo del necesario y los resultados no valen tanto la pena, es momento de pensar en delegar esa actividad o eliminarla del día a día.
Como en muchos casos, si dedicas tu tiempo al algo que no te está dando los mejores resultados, pasas a desaprovechar tu jornada laboral.
Reuniones mas objetivas
En toda empresa es necesario hacer reuniones de vez en cuando, pero no deben ser de esas que duran horas sin un enfoque fijo.
Antes de cada reunión puedes crear una lista con tu equipo de trabajo donde establecerán los asuntos que se quieren tocar, así cada integrante estará preparado para cada punto a discutir.
También puedes escoger un líder que lleve el tiempo de la reunión y coordine los asuntos, así no se excede el tiempo y se le saca mayor provecho al encuentro.
Examina como estas usando tu tiempo
Una de las mejores estrategias de administración del tiempo es hacer un seguimiento de cómo lo estas usando actualmente.
Puedes hacerle el seguimiento durante dos semanas y luego en intervalos, poco a poco podrás identificar las áreas en las que es posible eliminar algunas actividades.
Crea plantillas para comunicarte
Si haces una revisión de los correos enviados seguramente te darás cuenta de que tienen algunos parecidos, frases o palabras que son comunes y necesarias al momento de comunicarte.
Identifica los diferentes tipos de correos que envías, correos para clientes, actualizaciones de algún cambio, correos para proveedores, entre otros. Cuando los identifiques puedes crear algunas plantillas que puedas usar varias veces.
Es cierto que una plantilla solo te ahorra unos pocos minutos por cada correo enviado, pero si debes enviar 150 correos diarios, esos minutos se suman y puedes usar ese tiempo para dedicarte a otra tarea en la empresa.
Y una extra para terminar:
Piensa en los lunes como el día para administrar
Te recomendamos ver los días lunes como el día que usarás para hacer el envío de facturas, realizar tus pagos, crear los informes y decidir cuando harás reuniones.
Realmente hacer esas actividades de gestión del negocio solo te tomarán la mañana del lunes, iras tachando de tu lista de tareas lo que se te puede acumular en la semana y luego no tendrás que interrumpir otras actividades.
Recuerda que la mejor estrategia para administrar tu tiempo, es la organización. Aunque no tengas un negocio propio puedes hacer uso de estos consejos en tu día a día, seas estudiante, ama de casa o trabajes en una oficina.